1.Présents /Par Procuration/ Excusés /Absents : voir liste membres effectifs en annexe P/PP/E/A soit au total 47 membres présents ou représentés par procuration. A noter qu’il ne faut pas un quorum de présences pour une Ag ordinaire.

 

2.Rapport moral

Lise (Moerman) demande d’ajouter le projet Gribou Jazz : le rapport  tient compte de cette judicieuse observation et est ainsi adopté à l’unanimité. (voir document définitif en pièce jointe)

 

3.Les comptes 2022

Se clôturent par un boni de l’ordre de 2.000 euros. JJ relativise en expliquant qu’il a été tenu compte d’un loyer supplémentaire de 1.500 euros, d’’amortissements et de dépenses extraordinaires de l’ordre de 5.000 euros pour célébrer le 10^ième anniversaire en manière telle que le budget 2023 prévoit quant à lui un boni de l’ordre de 8.500 euros.

JJ commente le tableau des dépenses et recettes affectées spécifiquement aux concerts pour la période du 01.09.2022 jusqu’au 31.03.2023 de manière à ce que les membres comprennent le fonctionnement des finances du club en rapport avec les cachets des artistes, les frais de catering et de boissons et de logement et de transports, la Sabam, les subsides, les Tournées Art et Vie, Jazz Tour, etc…

 

4.Quitus

Donné aux administrateurs, à l’unanimité,pour la bonne gestion de l’exercice 2022.

 

5.Budget 2023

Voir document en annexe.

Ce budget est approuvé à l’unanimité.

 

6.Conseil d’Administration

L’AG approuve à l’unanimité la proposition du CA de désigner Odile Dambricourt et Marie-Paule Dauchy en qualité d’administratrices, en remplacement de deux administrateurs démissionnaires Amélie Vandevijvere et Dominique Desmons. Applaudissements.

 

7.Divers

7.1   Le club a été choisi comme lieu culturel emblématique 2023 par l’Euro métropole et  la Commission Culture de l’EM vient nous rendre visite le jeudi 8 juin : 18 h 00 visite du Musée de la Rubanerie et 19h00 visite du Club avec concert piano solo de Stéfan Orins et zakouskis (J /Yves Callens)

7.2  Sponsoring nouvelle version adopté à l’unanimité

7.3   Vincent Peirani en trio au Club ! les 28 et 29 mai prochains : voir article du Soir en pièce jointe.

7.4   Facture énergie reçue hier, en augmentation (+ 1.200 euros) pour l’année  2022, sans conséquence pour le loyer à payer ni pour le budget 2023 qui en a déjà tenu compte.

JJ a rencontré entretemps Pascal (Vandenbussche) et on attend son rapport à soumettre au CA de la SRL LE CLUB (panneaux photovoltaïques ?) à réunir prochainement ainsi que l’AG dans la foulée.

7.5  Amélie rappelle à juste titre l’importance de partager la programmation du Club sur les réseaux !

7.6  Et enfin petit rappel à l’ordre pour les administrateurs et les bénévoles actifs : ne pas oublier de réserver vos places le plus tôt possible !

 

That’s all, folks !

 

jj vandenbroucke                         pierre vandenbroucke

président                                       secrétaire

Assemblée générale tenue par visio-conférence (vu les restrictions sanitaires liées au COVID-19).

 

Ordre du jour :

• Rapport moral approuvé (Malgré la longue fermeture du Club et les reports de tous les concerts, l'envie et la motivation sont intactes)
• Rapport financier : lecture des chiffres significatifs des postes des dépenses et recettes. Durant l’année 2020 l’ASBL n’a pas encaissé de recettes importantes pour le poste HORECA. Ce manque a été compensé par des subventions et sponsoring qui permettent d’envisager les exercices comptables suivants avec sérénité. Cependant, l’objectif de l’ASBL n’est pas de thésauriser, mais de soutenir le secteur culturel en général et les musiciens en particulier. Après ces explications, les comptes de 2020 et le budget de 2021 sont approuvés à l’unanimité.
• Quitus donné aux administrateurs, à l'unanimité
• Désignation au conseil d'administration (2 nouveaux membres : Géraldine Goudeseune et Stefaan Arnaert)

Ordre du jour :

 

- Hommage à Stéphane Brioul, membre fondateur et administrateur, décédé inopinément ce 03/07/2020

- modification des statuts
- rapport moral année 2019/début de saison 2020,
- rapport financier (comptes et budget),
- quitus aux administrateurs,
- désignations au Conseil d’administration (3 nouveaux membres à désigner sur proposition du CA : Guy PETIT, Amélie VANDEVYVER et Anne D’ENNETIERES),
- démission des administrateurs Robert SOELS et Olivier SOELS
- sponsoring/subventions,
- programme saison 2020/2021,
- divers.

 

Le Compte-rendu de cette AG est disponible en cliquant sur lien

• Les membres qui sont présents ou représentés par procuration sont membres agréés par le conseil d’administration pour être membres effectifs.
• La liste des membres agréés est communicable sur simple demande et tout membre peut demander son affiliation en qualité de membre effectif sur simple demande à l’adresse du Conseil d’Administration

• Prévoir prochaine modification statutaire pour prévoir la distinction entre les membres effectifs et les membres adhérents.

• Renouvellement des mandats au Conseil d’Administration (à expiration le 27/10/2019)  de Jean-Jacques Vandenbroucke, Pierre Vandenbroucke, Marlyne Decroix, Etienne Hardy, Gaël Le Fur,
• Vincent Bataille, Robert Soels, Olivier Soels et Renil Decock.
• Désignation de nouveaux administrateurs : Cédric Van achter, Antoine Desmons, Dominique Desmons, Patrick Dalongeville et Mathieu Milleville,
• Examen de la situation financière : chiffres consultables  sur simple demande (des membres)  en s’adressant à jjvandenbroucke@scarlet.be,
• Modalités d’occupation du Club par d’autres associations : renseignements sur simple demande à jjvandenbroucke@scarlet.be,
• Divers (sièges cinéma, parité hommes/femmes au conseil d’administration et au bureau, tickets boissons pour bénévoles,…)

Le 6 janvier dernier a eu lieu une assemblée générale mixte : ASBL OPEN MUSIC et SCRL LE CLUB.

 

A l’avenir, cette mixité n’aura plus lieu et une convention sera établie entre les deux associations (SCRL LE CLUB société immobilière et ASBL OPEN MUSIC association gestionnaire/programmation artistique).

 

La question posée à l’assemblée par le conseil d’administration de l’ASBL OPEN MUSIC et par le conseil d’administration de la SCRL LE CLUB est la suivante :

 

Comment nous organiserons-nous à partir du 01.01.2019, date à laquelle LE CLUB devrait pouvoir accueillir toutes nos manifestations ?

 

Du brainstorming, il ressort les premières pistes suivantes :

 

• Le Club serait ouvert chaque week-end le vendredi soir et samedi soir,
• Des équipes de volontaires seraient constituées pour « tenir » le Club deux ou trois week-ends par an,
• On préparera donc un calendrier précisant les coordonnées des équipes responsables et réservistes.
• L’entrée au Club sera réservée aux membres en ordre de cotisation (cotisation annuelle 5 €).
• Une charte établira les critères de l’accueil, de l’ambiance, de la musique diffusée, des supports (livres, CD’s), etc.,
• Les membres d’OPEN MUSIC et/ou SCRL LE CLUB pourront louer l’établissement moyennant l’autorisation préalable du conseil d’administration qui établira une grille des tarifs applicables,
• La saison 2019 se déclinera en IN et en OFF,
• Pour la programmation IN, toute l’équipe de l’ASBL OPEN MUSIC sera sur le pont,
• Pour l’organisation du OFF, il appartiendra aux équipes responsables de prendre l’organisation de leur week-end en charge étant entendu cependant que la programmation OFF sera préparée par le bureau de l’ASBL OPEN MUSIC,
• L’expérience se fera sur toute l’année 2019 et le bilan (moral, financier) permettra de vérifier notamment la possibilité de maintenir ce système ou de le faire évoluer.

 

Nous serons évidemment attentifs à l’éventuelle nouvelle législation qui permettrait de rémunérer des personnes « volontaires » à raison de 500 € par mois sans cotisation sociale ni précompte professionnel.

 

En ce qui concerne les concerts pour la période du 01.09.2018 au 31.12.2018, nous les organiserons au LMO (un grand merci à Christophe OLIVIER et à toute l’équipe du LMO) et chez Anne ALDERWEIRELDT (salle DU COTE DE CHEZ NOUS à BAS-WARNETON). »